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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度
この制度は、事前に登録されたご本人に関する住民票の写しや戸籍謄抄本などを本人の代理人や第三者に交付した際、その交付した事実を通知する制度です。住民票などが不正に取得され住民のプライバシーが侵害されることを防ぐため、平成22年6月1日から実施しています。
どんな時に通知するのか
住民票では、本人又は同一世帯以外の方が取得した場合に通知します。家族でも別世帯の方は第三者と見なしますので、同一住所でも登録している世帯が別になっている方が取得した場合は通知の対象となります。
戸籍謄抄本等では、本人、配偶者、同じ戸籍に記載されている方、又は直系の尊属卑属以外の方が取得した場合に通知の対象となります。実の兄弟姉妹でも、婚姻後では別の戸籍となるため、通知の対象となります。
住民票、戸籍謄抄本とも委任状の添付による代理人からの交付請求も含みます。ただし、以下の場合を除きます。
- 裁判及び紛争に関わるもので特定事務受任者(弁護士・司法書士等)が請求した場合
- 公用による請求
何を交付した時に通知するのか
住民票等には、住民票(除かれた住民票を含む)の写しと住民票記載事項証明書が、戸籍謄抄本には、現在戸籍、改製原戸籍、除籍の各謄抄本と戸籍記載事項証明及び戸籍の附票(除かれた戸籍の附票を含む)などが該当します。
除かれた住民票及び除かれた戸籍の附票は、除かれた日から5年以内までしか交付していないため、除かれた日から5年経過した時点で対象から除外します。
また、申請者本人にかかる住民票の写し等のみが対象となりますので、同一世帯内ご家族の個人住民票や、同一戸籍内ご家族の戸籍抄本などは対象外となります。
通知の方法など
通知は登録されたご本人(法定代理人の場合は法定代理人)宛に封書で送付します。
送付する内容は、交付された住民票等の交付申請書に関して
- 交付年月日
- 交付した住民票等の種別
- 交付した通数又は件数
- 請求者が「代理人」か「第三者」かの区別となります。
(注意)どこの誰に交付をしたか等の個人情報に関わる内容は通知できません。
登録手続きについて
登録手続きは無料です。
登録申請できるのは本人に限ります。ただし15歳以下の場合は法定代理人による申請となり、成年後見人の場合は後見人が申請となります。本人が来庁できない場合は委任状の添付により代理人による申請もできます。
郵送による申請も可能ですが、事前に市民課までお問い合わせください。
登録される際には以下のものが必要です。
共通する手続きに必要なもの
来庁者の本人確認ができるもの
顔写真が貼付されている官公署発行の証明書(運転免許証、マイナンバーカード等)は1点。
顔写真が貼付されていない官公署発行の証明書(健康保険証、介護保険証、年金手帳等)は2点。これらを1点しかお持ちでない方は、キャッシュカードや預金通帳、クレジットカード等を1枚併せてご持参ください。
本人通知制度登録申請書
15歳以下の方の法定代理人が手続きをする場合
関係がわかる戸籍謄本(東松山市に本籍がある場合は不要)
成年被後見人の後見人が手続きをする場合
後見事項証明書
代理人が手続きを行う場合
- 委任状
委任状（証明・届出・印鑑登録など）
(注意)以下のような場合は、登録が廃止されます。 - 申請の内容(住所・氏名・本籍など)に変更があったあとに登録変更手続きを行わなかった場合
- 申請者が死亡又は住民票が抹消された場合
(注意)住所、氏名や本籍が変わった時には、変更登録が必要となりますので、詳しくは市民課までお問い合せください。
(注意)窓口等で登録されたご本人が住民票の写し等を申請される時には、本登録の内容を含め厳格に確認するため、交付に時間がかかる場合がありますのでご了承ください。
